स्कैनिंग दस्तावेज़: 9 चरण

2024 लेखक: John Day | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2024-01-30 09:19

फैक्स मशीनें बीते जमाने की बात हो गई हैं! दस्तावेज़ स्कैनर अब हमें एक भौतिक कागज दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक पेपर दस्तावेज़ में बदलने की अनुमति देते हैं, जिसे बाद में अपने गंतव्य पर पहले से कहीं अधिक तेज़ी से ईमेल किया जा सकता है। यह काम के माहौल में अत्यंत महत्वपूर्ण है क्योंकि दस्तावेजों को हमेशा सूचना के उद्देश्यों के लिए भेजा जा रहा है, या मेरे पेशेवर मामले में, मेरे आदेश में वरिष्ठ नेताओं के हस्ताक्षर के लिए मेरे काम के लिए आवश्यक विभिन्न दस्तावेजों को मंजूरी देने के लिए भेजा जा रहा है। यह उन कर्मचारियों के लिए भी बहुत मददगार है जो दूरसंचार करते हैं, या घर से काम करते हैं, और अन्य भौतिक स्थानों पर मौजूद सहकर्मियों को कोई दस्तावेज़ भेजने की आवश्यकता होती है। मुझे आशा है कि आपको यह निर्देश अच्छा लगा होगा।

इस निर्देश के अंत तक, आपको दस्तावेजों को स्कैन करने में सक्षम होना चाहिए, जो आपके कार्य अनुभाग में बहुत उपयोगी हो सकते हैं।

अस्वीकरण

सावधानी: दस्तावेज़ स्कैनर बिजली का उपयोग करते हैं - इसे दीवार के आउटलेट में प्लग करते समय सावधान रहें, सुनिश्चित करें कि बिजली के झटके से बचने के लिए बिजली के तार से कोई उजागर तार नहीं आ रहे हैं।

नोट: यह निर्देश विशेष रूप से एचपी डेस्कजेट २६४० के लिए है, हालांकि वही चरण अन्य दस्तावेज़ स्कैनर पर लागू हो सकते हैं।

आपूर्ति

निम्नलिखित उन सामग्रियों की सूची है जिनकी आपको आवश्यकता होगी:

- दस्तावेज़ स्कैनर (HP DeskJet 2640 इस निर्देश में प्रयुक्त)

- वॉल आउटलेट / पावर स्ट्रिप

- स्कैन किए जाने वाले दस्तावेज़

- वाईफाई इंटरनेट

- दस्तावेज़ स्कैनर से जुड़ा कंप्यूटर

- कंप्यूटर पर एचपी स्मार्ट ऐप

चरण 1: दस्तावेज़ स्कैनर को पावर स्ट्रिप में प्लग करें

यदि संभव हो तो दस्तावेज़ स्कैनर को पावर स्ट्रिप या वॉल आउटलेट में सीधे प्लग करें। इससे मशीन को काम करने की शक्ति और क्षमता मिलेगी।

चरण 2: दस्तावेज़ स्कैनर चालू करें

दस्तावेज़ स्कैनर को स्कैनर के ऊपरी बाएँ हाथ की ओर स्थित पावर बटन के माध्यम से चालू करें।

नोट: कुछ अलग प्रिंटर/स्कैनर में पावर बटन के अलग-अलग प्लेसमेंट हो सकते हैं, इसलिए यदि आप इसका पता नहीं लगा सकते हैं तो मालिक के मैनुअल को देखें।

चरण 3: दस्तावेज़ स्कैनर खोलें

स्कैनर के शीर्ष को खोलने से आप अपने दस्तावेज़ को स्कैनिंग ग्लास पर रख सकेंगे।

नोट: सुनिश्चित करें कि स्कैनिंग ग्लास पर तेल आने से बचने के लिए कांच को उंगलियों से न छुएं, जिससे कार्यक्षमता में बाधा आ सकती है।

चरण 4: दस्तावेज़ को ग्लास पर रखें

जिस दस्तावेज़ को आप स्कैन करना चाहते हैं उसे स्कैनिंग ग्लास पर नीचे की ओर रखें। सुनिश्चित करें कि कागज का शीर्ष स्कैनिंग ग्लास पर दाईं ओर है जैसा कि चित्र में दिखाया गया है जहां इसे "टॉप" के रूप में एनोटेट किया गया है।

नोट: यह स्कैनर दो तरफा स्कैनिंग क्षमता का समर्थन नहीं करता है, हालांकि आप जिस स्कैनर का उपयोग कर सकते हैं वह इसका समर्थन कर सकता है, जो आपके पास स्कैन करने के लिए कई दस्तावेज़ होने पर फायदेमंद हो सकता है।

चरण 5: दस्तावेज़ स्कैनर बंद करें

दस्तावेज़ के ऊपर स्कैनर को बंद करने से स्कैनर कंप्यूटर में छवि को स्पष्ट रूप से स्कैन कर सकता है। यदि इसे बंद नहीं किया जाता, तो बहुत अधिक बाहरी प्रकाश होता जो स्कैन की गई छवि गुणवत्ता में हस्तक्षेप करेगा।

चरण 6: स्कैन करने के लिए एचपी स्मार्ट एप्लिकेशन खोलें

स्कैनर से जुड़े कंप्यूटर पर, "एचपी स्मार्ट" एप्लिकेशन खोलें। एप्लिकेशन ओपन होने के बाद स्कैन बटन पर क्लिक करें।

नोट: यदि आप इस चरण तक पहुंचने में बहुत अधिक समय लेते हैं, तो स्कैनर में ऊर्जा की बचत के उद्देश्य से बंद होने की प्रवृत्ति होती है। यदि ऐसा होता है, तो चरण 2 दोहराएँ, फिर स्कैनिंग कार्रवाई जारी रखने के लिए चरण 6 पर वापस जाएँ।

चरण 7: "स्कैन" बटन पर क्लिक करें

एक बार जब आप इस स्क्रीन पर हों, तो एप्लिकेशन स्क्रीन के निचले, दाहिने हाथ पर "स्कैन" बटन पर क्लिक करें। यदि कोई भ्रम हो कि किस बटन को क्लिक करना है, तो चित्र देखें।

नोट: आप किस आकार के दस्तावेज़ में स्कैन कर रहे हैं और आप दस्तावेज़ को स्कैन करने के बाद कैसे देखना चाहते हैं, इस पर निर्भर करते हुए "स्कैन" को हिट करने से पहले आप इस स्क्रीन पर सेटिंग्स को संपादित कर सकते हैं।

चरण 8: स्कैन किए गए दस्तावेज़ को कंप्यूटर में सहेजें

एक बार दस्तावेज़ स्कैन हो जाने के बाद, यह एचपी स्मार्ट एप्लिकेशन पर दिखाई देगा। फिर आप इस दस्तावेज़ को.pdf या-j.webp

इस बिंदु से, अब आप दस्तावेज़ को दूसरों को ईमेल कर सकते हैं, या रिकॉर्ड रखने के लिए बस अपने कंप्यूटर हार्ड ड्राइव में स्टोर कर सकते हैं।

चरण 9: दस्तावेज़ों को स्कैन करने के तरीके पर वीडियो

यहां दिखाया गया एक वीडियो है जिसे मैंने एक साधारण एक मिनट के वीडियो में सभी चरणों को दिखाने के लिए बनाया है ताकि यह स्पष्ट किया जा सके कि ऊपर सूचीबद्ध चरणों में क्या किया जा रहा है।

धन्यवाद और मुझे आशा है कि आपने इस निर्देश का आनंद लिया और दस्तावेज़ स्कैनिंग के बारे में एक या दो बातें सीखीं!

बेन